Une question qui revient souvent chez les auto-entrepreneurs : combien de temps faut-il garder ses factures, ses relevés et ses déclarations ? Voici les délais
Une question qui revient souvent chez les auto-entrepreneurs : combien de temps faut-il garder ses factures, ses relevés et ses déclarations ? Voici les délais à connaître pour ne rien jeter par erreur, et pour être serein en cas de contrôle.
Combien de temps conserver ses factures ?
Les factures émises à vos clients et les factures reçues de vos fournisseurs doivent être conservées 10 ans. Ce délai s'applique que la facture soit au format papier ou numérique, du moment qu'elle reste lisible et non modifiable pendant toute cette durée.
Combien de temps conserver le livre de recettes et le registre des achats ?
Le livre de recettes (obligatoire pour tout auto-entrepreneur, qu'il soit en BIC ou en BNC) et le registre des achats (pour les activités de vente de marchandises et assimilées) doivent eux aussi être conservés 10 ans. Ce sont les documents que l'administration examine en priorité lors d'un contrôle, puisqu'ils retracent l'ensemble de votre activité.
Quelle est la durée de conservation des déclarations et documents fiscaux ?
Les déclarations fiscales (déclaration de revenus, déclarations de chiffre d'affaires) et les pièces justificatives associées doivent être conservées 6 ans. C'est la durée pendant laquelle l'administration fiscale peut exercer son droit de reprise, c'est-à-dire revenir sur une déclaration passée.
Combien de temps garder les attestations Urssaf, relevés bancaires, devis et contrats ?
Ces documents ont un délai de conservation plus court, 5 ans : les attestations de vigilance et de régularité Urssaf ; les relevés bancaires du compte professionnel ; les devis signés par vos clients ; les contrats et conditions générales de vente.
Tableau récapitulatif des délais de conservation
Que risque-t-on en cas de contrôle si un document a été jeté trop tôt ?
Un contrôle Urssaf ou fiscal peut remonter jusqu'à la limite légale de conservation propre à chaque type de document. L'absence de justificatif peut entraîner une taxation d'office, un redressement, ou la remise en cause de charges déduites faute de preuve. Autant garder ces délais en tête avant d'archiver ou de tout jeter par erreur.
Sous quelle forme conserver ses documents : papier ou numérique ?
Le papier et le numérique sont acceptés, à condition que le document reste lisible et non modifiable pendant toute la durée légale de conservation. Un classement numérique (scan des factures papier, conservation directe des factures électroniques) simplifie grandement le suivi sur 10 ans et limite les risques de perte en cas de déménagement, de dégât des eaux ou simplement d'oubli.
Comment s'organiser pour ne rien perdre ?
Le plus simple est de centraliser les documents au fil de l'eau plutôt que de tout retrouver au moment d'un contrôle. Classer par année et par type de document (factures, relevés, déclarations) permet de retrouver rapidement une pièce des années plus tard. Mon P'tit CA permet justement de centraliser vos factures et vos justificatifs directement dans votre espace, avec un suivi de vos échéances déclaratives.
Si vous avez un doute sur votre situation, n'hésitez pas à poser votre question — en commentaire, en message privé, ou directement depuis votre espace Mon P'tit CA.
Sources
bpifrance-creation.fr — Tableau des durées de conservation des documents (Code de commerce, art. L123-22 — 10 ans ; Livre des procédures fiscales, art. L102 B — 6 ans)